シリコンの谷は、いま。 雑誌の記事とはずいぶんちがうみたいです。

第20回 内線電話は使いますか？ 普通の会社でも、電子メールを使うことが 当たり前になってきたのではないかと思います。 電子メールの良いところは、相手を邪魔することなく、 連絡をすることが出来るところではないでしょうか。 読む側は自分の都合の良いタイミングで メールを読むことができます。 シリコンバレーの会社は、キュービクルやオフィスで 個人個人のスペースが区切られているので、立ち上がって、 「みなさんちょっといいですかー」と 大声で皆に何かを言うことができません。 こういったものもメールを使わなければなりません。 大部分の用途にはメールがうまく使えますが、 メールには、すぐに返事がもらえるかどうかは分からない ということと、相手とのやり取りが何度か必要な場合に 時間がかかるという問題があります。 何でもメールを使えばいいというものでもありませんね。 ややこしい話をする場合には、相手のオフィスに 出向いていくのが一番です。 相手のオフィスには必ずホワイトボードがあるので、 そこに絵を書いて話をしたり、 ２人でパソコンの画面を覗き込みながら話をします。 やっぱり、顔を合わせて直接話をするのが 一番なのはどこでも同じです。 ただ、ちょっと聞きたいことがある、 そして、すぐに返事がもらいたい時もあります。 それもわざわざ相手のオフィスまで行くのは面倒です。 こういったときは インスタント・メッセンジャー(IM)を使います。 このインスタント・メッセンジャーというのは、 文字で会話をするためのソフトで、 登録しておいた同僚や友人に対して、 キーボードから打ち込んだメッセージを送ることが できるものです。 まあ、チャットのようなものだと 思ってもらって構いません。 A「今、○○のテストしてるのって君？」 B「そうだけど。」 A「あ、じゃあ、そのテストが終わったら連絡くれる？」 B「了解」 B「テスト終わったよ」 というような感じの 短いメッセージを交換します。 これぐらいのことだったら 内線電話を使えばいいのではないかと 思うかもしれませんが、 内線電話は滅多なことでは使いません。 何で使わないのだろうとちょっと考えてみました。 内線を使わない一番の理由は、 相手の仕事中に否応なく割り込んでしまうからです。 電話がかかってきたら、作業の手を止めて、 電話を取らなければなりません。 つまり、どんな大した内容ではなくても、 受ける側からしてみれば 最優先で処理しなければならなくなってしまいます。 電話をあまり使わないことに慣れた人に電話をかけると、 何か大事な用件があるのだと思われてしまうのです。 インスタント・メッセンジャーの場合も 相手の邪魔をすることには変わりはないのですが、 画面上に小さなウィンドウが開いて、 一言メッセージが表示されるだけなので、 作業を続けつつ、ながら対応ができるのです。 また、エンジニアの仕事の場合、 電話で言葉で説明するよりも、 文字で書いた方が間違いなく伝わる用件が多いので そういった理由もあるように思います。 この他にも、ヘッドフォンをしていて 呼び出し音に気づかない人が多いことや、 電話をかけるためには相手の内線電話の番号を 調べなければならないのが面倒だという こともあるのではないかと思います。 唯一、内線電話を確実に使うのは、 ミーティングに遅れた人を呼び出す場合です。 相手の都合も何もなく、 「今すぐこっちへこい！」という内容ですから、 内線を使うのでしょう。 ミーティングに呼び出すのにメッセンジャーを使ったり、 メールを使ったりするのを見たことはありません。 使用頻度は実際にはどれぐらいかというと、 僕の場合は、多い順に、メール、直接話しに行く、 インスタントメッセンジャー、そして内線電話の順です。 メールは１日にかなりの量、 直接話しをする回数は５回ぐらい、 インスタントメッセンジャーは１日数回、 内線電話はほとんど使いません。 せいぜい１週間に１度ぐらいでしょうか。 つまり大部分の用件はメールで済ませていることに なります。でも、僕はメールが届いたらすぐに 「メールが届きました」 と知らせる設定にはしていません。 １時間に１度しかその通知がこないようにしています。 メールの良いところは、 相手の仕事の邪魔をしないところなのですが、 メールがくるたびにそれを読んでいては いちいち仕事が中断されてしまいます。 大半のメールは それほど急いで返事をする必要がありませんし、 急ぎの用であれば、返事がすぐにこなければ、 他の手段で連絡を取ってくるはずです。 １時間に１度、その間に届いたメールを まとめて始末すると、 仕事があまり中断せず案外いいものですよ。 上田ガク

2003-11-25-TUE

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